Tweede trainingsweekend Projectschrijven

Afgelopen zaterdag 5 en zondag 6 maart vond het tweede deel van de training Projectschrijven plaats, wederom in Asewa Otono (lees hier meer over het eerste deel van de training). De bedoeling van deze training is het leren van het opstellen van een succesvol projectdossier. In opdracht van de internationale ALCOA Foundation begeleidt en verzorgt PROJEKTA sinds eind 2014 trainingen aan gemeenschapsorganisaties. Het doel is om de algehele kwaliteit van projectontwikkeling, -uitvoer en -rapportage te vergroten.

Met drie organisaties (van de 20 die aanvankelijk zijn toelaten tot de training) is besloten een apart traject in te gaan, vanwege het type project dat zij voor ogen hebben. Desalniettemin waren zij wel nog steeds welkom om de training te vervolgen, aangezien deze training erop gericht is een plan logisch op te leren bouwen, dit goed te documenteren en van alle kanten helder en concreet te belichten. Dit zijn lessen die uiteraard op meer gebieden toepasbaar zijn dan louter voor het ontwerpen van projecten binnen de organisaties waar de deelnemers deel van uitmaken.

Sinds de start van de training twee weken geleden hebben de deelnemers niet stil gezeten. Als huiswerk moesten zij aan hun dossier werken. Op dit huiswerk hebben zij voorafgaand aan het tweede trainingsweekend feedback gekregen. Tijdens het het eerste deel van de zaterdag werden de knelpunten van het huiswerk uitgebreid besproken. Opvallend was dat veel mensen aanliepen tegen het gebrek aan betrouwbare data. Deze data is nodig om de probleemomschrijving te onderbouwen. Van PROJEKTA kregen zij praktische tips om toch hun projectvoorstel van waardevolle data te kunnen voorzien.

Verder bleek dat veel deelnemers nog moeite hadden met een gestructureerde probleemanalyse. Om deze essentiële basis van een projectvoorstel goed te krijgen, werd hier door de trainers van PROJEKTA nog extra aandacht aan besteed.

Het tweede deel van de zaterdag en het grootste deel van de zondag stonden in het teken van het opstellen van een begroting. Als het om projectontwerp- en schrijven gaat, is dit veelal het onderdeel waar mensen het meest tegenop zien. Dit is onnodig, zo bleek. Een begroting is een vertaling van je activiteit. Vandaar dat er tijdens de training ook zo op gehamerd werd om de beschrijving van de projectactiviteiten goed op papier te zetten. Dat wil zeggen: gedetailleerd, maar wel concreet.

De deelnemers werden gedwongen om op zoek te gaan naar creatieve, duurzame oplossingen. Er waren daarnaast nog onverwachte eye-openers, zoals die over netwerken in Suriname. Omdat dit het laatste weekend was dat de deelnemers in een gemeenschappelijke setting bij elkaar kwamen, sprak een van de aanwezigen de wens uit om een netwerk op te zetten. Op die manier zou de drempel laag gehouden worden om toekomstige samenwerking aan te gaan. Trainer Sharda Ganga verduidelijkte dat netwerken iets is wat je doet, en dit niet belangrijker wordt door een formeel netwerk op te richten, met een naam, een voorzitter, een gebouw, en ga zo maar door. “Netwerken is een werkwoord”.

In de loop van de komende weken zullen de deelnemers één-op- één begeleiding krijgen, om uiteindelijk een succesvol projectdossier in te kunnen dienen bij potientiële donoren. 

Nooit te oud om te leren

Trainingstraject Projectschrijven gestart

Afgelopen weekend vond het eerste deel van de training Projectschrijven voor de nieuwe lichting organisaties plaats in Asewa Otono. Het doel van de training is het leren van het opstellen van een succesvol projectdossier. In opdracht van de internationale ALCOA Foundation begeleidt en verzorgt PROJEKTA sinds eind 2014 trainingen aan gemeenschapsorganisaties op het gebied van Project Cycle Management. Het doel is om de algehele kwaliteit van projectontwikkeling, -uitvoer en –rapportage te vergroten. Projecten die onder begeleiding van PROJEKTA door de deelnemende organisaties worden ontworpen en uitgevoerd, dienen duurzaam te zijn, alsmede de steun te genieten van de lokale gemeenschap.

Voor deze training kregen wij het overweldigende aantal van 68 aanmeldingen binnen. Hierdoor waren wij genoodzaakt een strenge selectie toe te passen. Er is geselecteerd op type organisatie en of het projectvoorstel valt binnen een van de vooraf bekend gemaakte themagebieden, te weten: educatie, milieu of gemeenschapsontwikkeling. Omdat we zoveel aanmeldingen hadden, hebben we ook gekeken naar welke organisaties de training het hardst nodig hebben.

Uiteindelijk namen er 26 personen van 20 verschillende organisaties deel aan de training. Deze organisaties zijn gericht op ondermeer kunst, gezondheidszorg, welzijn van seniore burgers, muziek, milieu en sport. Ongeveer de helft van de organisaties komt uit Paramaribo en/of opereren landelijk, maar de districten en het binnenland waren ook goed vertegenwoordigd met organisaties uit onder andere Lelydorp, La Prosperité, Witagron, Atjoni en Washabo.

Tijdens het afgelopen trainingsweekend kwamen onderdelen zoals het formuleren van een doelstelling en strategie en het opstellen van een activiteitenmatrix aan de orde. Een belangrijke les was dat je helder en concreet moet formuleren. Waarom 70 woorden gebruiken, als je je doel ook in zeven woorden kunt omschrijven? Echter, het formuleren van het probleem is niet eenvoudig. Een ander belangrijk inzicht bleek dat je het niet gaat om wat jij of jouw organisatie wil brengen, het moet gedragen worden door de gemeenschap, dus moet je altijd denken vanuit je doelgroep.

Dat je nooit te oud bent om te leren, bewees meneer Julius van Stichting Aldolfus Lingaard. Ondanks (of misschien juist dankzij) zijn respectabele leeftijd van 74 jaar, participeerde hij actief tijdens de training. Dat jij of jouw organisatie niet zo bijzonder is als je denkt en je hard zult moeten werken om een onderscheidend projectvoorstel te schrijven, omschreef hij als volgt: “Ik zie een projectaanvraag precies zo als een aanzoek aan een meisje. Er zijn zoveel jongens, er is maar een meisje. Er zijn zoveel aanzoekbrieven en ze leest die brieven. Die brief die haar aanspreekt, daar gaat ze mee trouwen.” Zo werkt het met potentiële donoren ook. Zij zullen kiezen voor het project dat het beste bij hun wensenlijst past. Echter is het ook van groot belang om kritisch te kijken wat de belangen van de doelgroep en de capaciteit van de organisatie zijn, want “niet alle geld is goed geld”.

De deelnemers vonden de training erg leerzaam en intensief. Het praktijkgerichte karakter van de training en de prettige sfeer werden erg gewaardeerd. Dit weekend was echter pas het begin. Als vervolg op deze trainingsdagen, zullen deelnemers de komende tijd huiswerkopdrachten maken en zullen zij één-op-één begeleiding krijgen. Over twee weken zal het tweede trainingsweekend plaatsvinden.

Lees in de volgende berichten meer over het programma dat PROJEKTA uitvoert in opdracht van de Alcoa Foundation:

• Met hetSurinaamse Rode Kruis op bezoek in Brokopondo
• Laatsteloodjes potentiele aanvragers grant Alcoa Foundation
• Langatabiki:hier zijn we

Deelnemers bespreken het groepswerk

Probleem uitwerken aan de hand van een probleemboom

Werken in groepen

Overweldigende belangstelling voor fondsen ALCOA Foundation

Onlangs riep de Alcoa Foundation (AF) organisaties op om projectideeën in te dienen bij PROJEKTA. Normaal gesproken worden projectvoorstellen rechtstreeks ingediend bij de afdeling ‘Community Relations’ van Suralco. Zij ontvingen echter vaak projectvoorstellen die niet aan de voorwaarden van de Alcoa Foundation voldeden, waardoor organisaties en gemeenschappen in de gebieden waar Suralco werkt, vaak onvoldoende gebruik konden maken van de mogelijkheid om projecen financieel te laten ondersteunen. PROJEKTA is vanwege haar ruime kennis en ervaring met het werken met gemeenschapsorganisaties en het uitvoeren van soortgelijke programma’s, door de Alcoa Foundation gevraagd om de potentiële aanvragers te trainen en begeleiden in het proces van projectaanvraag, -uitvoering en –rapportage.

Overweldigende reactie op de oproep

Nog nooit hebben zo veel organisaties een projectidee ingediend bij de Alcoa Foundation. In totaal hebben 75 organisaties uit Paramaribo, Para, Brokopondo en Moengo gezamenlijk 98 projectideeën ingediend. Hiervan maken 28 projectideeën kans om geselecteerd te worden door de Alcoa Foundation. Vier projectvoorstellen waren van dusdanige kwaliteit of waren ingediend door dusdanig gevestigde organisaties dat zij ook zonder begeleiding van PROJEKTA ingediend kunnen worden bij de Alcoa Foundation. De organisaties die verantwoordelijk zijn voor de overige 24 projectvoorstellen zullen ondersteund worden door PROJEKTA, zodat ook deze aan de eisen van de Alcoa Foundation kunnen voldoen op het moment dat zij ingediend worden.

De eerste stap in de ondersteuning van PROJEKTA was een training Projectschrijven, die open stond voor alle geselecteerde organisaties, ook zij die rechtstreeks mochten indienen. Zij kozen dan ook voor om de training te volgen zodat zij ook hun vaardigheden op het gebied van projectschrijven verder konden aanscherpen.

De training

De deelnemende organisaties waren Stichting Marronage, Atletiek Vereniging Marwina, Stichting Walk of Life, Vonzell, Marron Vrouwen Netwerk, Stichting Communicatie Cultuur en Ontwikkeling (COCON), Nationale Vrouwen Beweging (NVB), Stichting Liefdevolle Handen, Women in Business, Green Heritage Fund Suriname, Stichting de Knal van Suriname, Saamaka Akademiya, O.S. Zinkkampoe, H. Waaldijkschool, Stichting Caribamboo, Stichting Caribbean Outlook, CELOS en het Surinaamse Rode Kruis. Tijdens de training kwamen verschillende onderdelen van projectschrijven aan de orde, zoals de algemene eisen van projectaanvragen, specifieke eisen van de Alcoa Foundation, probleemanalyse, het kiezen van activiteiten aan de hand van een strategie en het maken van een begroting. Dat de nadruk van de training lag op het systematische en logisch opbouwen van een projectvoorstel, heeft de deelnemers veel inzichten gegeven. Een van de deelnemers gaf aan dat het nu duidelijk voor hem is dat “je niet zomaar kan kletsen, maar systematisch en logisch de onderdelen moet beschrijven”. Je probleem bepaalt je strategie, je strategie je activiteiten en je activiteiten het budget.

Het vervolg

Tussen nu en juli 2015 volgen er nog enkele rondes van indienen en selectie, waarbij de projectideeën tot steeds uitgebreidere projectvoorstellen uitgewerkt zullen worden. PROJEKTA zal tussentijds eendaagse trainingen blijven verzorgen, alsook one-on-one begeleiding van organisaties.

Naar verwachting wordt de definitieve selectie vanuit het hoofdkwartier van de ALCOA Foundation in Pittsburgh in het derde kwartaal van dit jaar bekendgemaakt.